人事部・管理部の皆様。日々の業務お疲れ様です。

管理部門の目標設定・人事考課などで、会社をよくするための具体的な提案を求められるもあまり浮かばないという人は多いのではないでしょうか。

総務担当T内さん
「働き方改革」とか「業務効率化」とか「生産性を上げる方法」とか言われるけど、具体的に何を提案すればいいんだろう??
今回は、業務効率化が期待できるサービスやシステム、今すぐにでもできる提案などを具体的に紹介します。
設備投資だけいわれてもすぐにできない企業もあると思うので、無料でできることも掲載します。

出勤時間を後ろ倒す

コストがかからない、人件費を削減できる可能性がある提案です。

フレックスなどがそれにあたります。

例えば私の会社では、17時半が定時なのですがお客様からの問い合わせは18時まで入ります。

17時半~18時は誰かが当番で残り、電話を受けていたのでその分の人件費が発生していました。

そこで1人の希望者(私)を遅出出勤に変更し、残業代の削減を実施しました。

10時出勤のメリット

具体的には勤務時間が丸ごと1時間後にずれる形式になりました。

実体験で感じたメリットを紹介します。

電車が空いている

これが本当に大きかったです。

いつもの2本ぐらい逃さないと乗れない地下鉄にすぐ乗れて、快適に通勤ができます。

8:33の大阪地下鉄御堂筋線「梅田駅」

9:34の大阪地下鉄御堂筋線「梅田駅」

10時に会社に間に合うように9時代の電車に乗って出勤しますが、ガラガラです。

座ることも可能です。

大阪で一番混むといっても過言ではない御堂筋線でしたが、負担が一気になくなりました。

9時に会社に間に合うように乗っていた8時代の電車の殺伐とした空気感はありませんでした。

乗り換えもスムーズで早く会社に到着できるようになりました。

お昼ご飯を並ばずに食べられる

コンビニでお弁当を買ったり、外食する際にほとんどならばなくてよくなりました。

オフィス街なので普段はそうはいきませんでした。

エレベーターが空いているのも快適です。

銀行や市役所などにも行ける

仕事と時間がもろにかぶる銀行や市役所などでの手続きも気軽に行えるようになりました。

ちょっとした申請をしたいだけのときに、有給を使ったり会社が休みのタイミングを見計らったりしなくていいのでうれしいです。

10時出勤のデメリット

強いてあげるなら、休憩時間も1時間後倒すことになったので路上のお弁当はすべて売り切れてしまいます。

他でいうなら、USJの年間パスポートを持っている人なんかは平日の仕事終わりには行きにくくなってしまうかもしれません。

遅出出社のまとめ

全部の会社の全員が9時に出勤しなくてもいいはずです。

もちろん職種柄そうもいかない人も多いですが、問題ない人はずらしてみてもいいのではないでしょうか?

テレワークを導入する

人事系のセミナーなどではかなり目にすることも増えてきた制度です。

テレワークとは?

簡単に言うと会社に出勤せずに働くスタイルのことです。

在宅勤務

自宅にいて、会社とはパソコンとインターネット、電話、ファクスで連絡をとる働き方。

モバイルワーク

顧客先や移動中に、パソコンや携帯電話を使う働き方。

サテライトオフィス勤務

勤務先以外のオフィススペースでパソコンなどを利用した働き方。一社専用で社内LANがつながるスポットオフィス、専用サテライト、数社の共同サテライト、レンタルオフィスなどの施設が利用され、都市企業は郊外にサテライトを、地方企業は都心部にサテライトを置く。

本当にそんなことできる会社あるの!?

今、かなり増えています。

会社の電話はスマホに転送したり、自宅にあるPCから会社のネットワークに接続して出勤時と同じようにデータを扱ったりもできます。

テレワークのメリット

  • 妊娠・育児・介護などで時短で帰らざるを得ない人も働きやすい
  • 災害時に無理に出勤する必要がない、出勤できなくても業務が止まらない
  • 通勤時間をなくし社員の負担を軽減する

導入コストはかかるにしても、従業員と会社の両方にメリットがある制度です。

「連休中日は帰省先でテレワークで働く」なども可能になります。

業務の自動化

既存の業務を自動化して残業代の削減、別の業務をする時間を作り生産性を向上させるという提案があります。

「そんな当たり前のこととっくにやってる!」

と言われそうですが、蓋を開けてみると意外とできていないことが多いです。

紙の申請書の廃止

  • 残業申請
  • 交通費の精算
  • 電車遅延での遅刻時の処理
  • 有給申請
  • その他手描きの申請書関連

これら全てをパソコンの使いやすいサービスで行える会社は意外と少ないと思います。

「既にエクセルでやっている」

という会社も多いかとは思いますが、もっと短時間で入力できるサービスに切り替えるという選択肢もあります。

社員が自由に申請書を作れるようにする

申請書

たとえば私の会社では、各部署の社員それぞれが必要に応じて申請書のフォーマットを提案したり、実際に作成したりできるようになってます。

頻繁に手書きやWordなどで申請書を作成していて、手間に感じている社員がいれば、その人がもっと使い易いデジタルの申請書を考えられます。

一方的に運用を押し付けるのではなく、現場の人間が使い易い形式で運用ができるからです。

提案してくれる人が多い会社なら、勝手にやってくれます。

受付システムの導入

受付業務を自動化できるシステムがあります。

会社にやってくるお客さんは、まず入り口の内線から代表受付に電話をするパターンが多いです。

電話を受けた受付担当者(主に管理部門の社員)は訪問先の担当者を探して取り次ぎます。

来客が少ない会社であればいいですが、都度都度手を止められていたのではやるべき仕事が進みません。

この下りをスキップできるのが受付システムです。

顔認証受付ロボット「Welbo」

顔認証で受付を行い、実際に用のある社員の内線を呼び出すことができます。

そのままWelboを介した通話も可能です。

また、来訪者が顔の登録を許可すれば次回以降は顔を見ただけで前回の担当に自動で取り次ぐことも可能です。

また、飛び込み営業で受付を突破させないようにもできるとの声もあります。

Welpad powered by ACALL

Welpad powered by ACLLはiPadで動く受付システムです。

来訪者が来た際はslackやchatworkなどさまざまなアプリで通知ができます。

そのため、席が固定でない会社でもスマートフォンで通知が受けられるので安心です。

どうしてもアプリでは見落としそうという場合は、内戦連携自席のビジネスフォン子機を呼び出すこともできます。

この場合はWelbo同様に通話も可能です。

タッチパネルで担当者を選択すれば、内戦番号を探さずとも直接本人を呼び出せます。

他にもアポイントを登録した時点でお客様にQRコード付きのメールを送信して、当日はそれをiPadにかざすだけで担当者に自動で取り次ぐなどもできます。

目標設定は慎重に

「業務を効率化する」と言っても、実行するのはなかなか簡単ではありません。

場合によってはなんでもなんでも自動化しないほうがいい時もあるかもしれません。

自分の思う働き方改革を目標に設定して、それが本当に会社のためになるか 悩んでいる人も多いと思います。

しかし、あーでもないこーでもないと悩んでいても前に進みません。

「1回やってみて合わなかったら元に戻す」ぐらいの気持ちで、勇気を持って提案してみてはいかがでしょうか。

ご来社されるお客様を『おもてなし』しませんか?

ご来社いただいたお客様を温かくお出迎えする、音声認識・音声合成・顔認証対応の受付電話ロボット。
カメラとセンサーで来訪者を検知して、受付業務を開始します。
既に顔認証登録されている来訪者には、よりスムーズな取次が可能です。
本機器が内線で直接担当者に取り次ぎます。

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