社内全体の仕事における生産性を上げるために、管理部門は提案を求められることがあります。

とはいえ、いきなりそんなこもを言われてもどんな事例があるのかすら分からない人も多いでしょう。

本日は、生産性を上げるために具体的にできることや導入すべきサービスなどを実例と共に紹介します。

そもそも働き方改革とは

2019年4月から、5日間の有給取得を義務付けるなど世の中は働き過ぎないように変わってきている傾向にあります。

我が国は、「少子高齢化に伴う生産年齢人口の減少」「育児や介護との両立など、働く方のニーズの多様化」などの状況に直面しています。
こうした中、投資やイノベーションによる生産性向上とともに、就業機会の拡大や意欲・能力を存分に発揮できる環境を作ることが重要な課題になっています。

生産性を上げて、いい環境で働こう見たいな感じです。

既存の業務の効率化

そんな簡単に言われても!

と思うかもしれませんが、たとえば「1つの作業が10秒速くなる」などでもOKです。

今回は実体験を中心に、導入してよかったものやサービスについて紹介します。

安価な備品で叶うケース

ヘッドセットを導入する

10,000~30,000円

電話を多く取り扱う部署ではヘッドセットの導入が大いに役立ちます。

たとえばサポートセンターのある会社などでは特に有効です。

 

お客様からの問い合わせを記録に残す際、聞き取った内容を紙にメモしてからPCに入力し直すという二度手間が発生していました。

ヘッドセットの導入により、サポート対応が終わると同時に記録を書き終わっている状態にできるようになりました。

 

このヘッドセットはワイヤレスなので3万円ぐらいしますが、有線でも十分に効力が発揮できます。

ちなみにこのヘッドセットは転送距離が長く、外にいても繋がるときがありました。

電子メモを導入する

1,500~2,000円

タッチペンで書けるメモ帳です。

左のボタンを押せば今書き込まれている内容を一発ですべて消せます。

ホワイトボードでもいいと思われるかもしれませんがここが便利です。

 

机の上がメモ帳まみれになることを防げます。

この電子メモは記録が残らない1500円ぐらいのタイプです。

 

PCやクラウドに入力内容をデータとして飛ばせるタイプも探せばあるかもしれませんが、あえて残らないタイプを利用しています。

会社のコンプライアンスに合わせてぜひ選定してみてください。

安いモデルはボタン電池式ですが、そもそも消費する電力が少ないのか電池切れによる頻繁な電池交換はする必要がなさそうです。

 

PCのドライブをSSDにする

10,000~20,000円

手軽にパソコンを高速化する方法です。

ドライブ(データを保存するパーツ)をハードディスクからSSDにすると、パソコンの動作が圧倒的に速くなります。

例えば、数分かかっていたPCの起動を30秒以内に終えることができるようになったりします。

他にもエクセルやワードが一瞬で立ち上がったり、作業中にPCが固まらなくなったりもしました。

 

環境により感じられる速さは変わりますが、PCをハイスペックなものに丸ごと入れ替えるより圧倒的に安く済みます。

 

PCのディスプレイを追加する

0~30,000円

実はPCには2台モニターを繋ぐことが可能です。

この状態をデュアルディスプレイといいます。

デュアルディスプレイの環境であれば、2つの画面に別々のソフトを立ち上げることができます。

 

たとえば「左の画面にインターネットで調べたエクセルの使い方のサイトを表示し、右の画面にはエクセルを表示する」なども可能です。

いちいちアプリを切り替えなくていいので作業効率が圧倒的に向上します。

 

ディスプレイは高画質なものにこだわらなければ、安くで購入が可能です。

また、購入しなくても会社に未使用のものが転がっている場合も多いです。

 

業務効率化サービス・システムを使う

ワークフローシステムの導入

申請書

紙やエクセルの社内申請書をもっと使いやすい形で電子化できるサービスです。

残業や有休の申請・交通費の清算など、これらを紙でやっていると時間がかかってきりがありません。

エクセルを使っている場合でも、印刷してわざわざ他部署にもっていくのはあまり効率的とは言えないかもしれません。

 

ワークフローシステムで、申請から承認までを一元管理できれば限りある時間を短縮できます。

(画像は申請書作成画面です。)

 

受付システムの導入

受付システムは、その名の通り受付業務を自動化してくれます。

入口に内線電話がポツンと置いてあるだけの場合だと、代表受付の社員が担当社員を探して取り次いだりしなければなりません。

その都度都度、他の作業をしていても手が止まってしまいます。

 

また、社員の内線番号が入り口に張り出されているような場合はどうでしょう。

来訪者がわざわざ取次先内線番号を探す手間が発生します。

これらの時間をカットできます。

 

私の会社には、ロボットタイプとiPadタイプの2つがあります。

※通常はどちらか一つで大丈夫です。

 

顔認証受付ロボット

会話形式で受付を行うことができるロボットです。

お客様の顔を記憶し、次回以降はさらにスムーズに担当者に取り次ぐことができます。

飛込営業対策になるとの声もありました。

 

iPad受付システム

受付システム

iPad型の受付システムですが、直接内線通話ができるめずらしいタイプです。

部署や社員名から担当者を選んで発信することができるので、内線番号表をお客様が確認する必要がありません。

また、googleカレンダーやサイボウズガルーンのカレンダーとも連携ができます。

スケジュール登録の二度手間がありません。

 

 

業務管理ソフトの導入

社員がPC上で具体的にどんな作業を行っているかを監視できるソフトがあります。

中にはサーバーと連携して管理者が一括で管理できるタイプもあります。

監視と聞くと少し威圧的に聞こえるかもしれませんが、残業申請をせずに会社に残っている社員がいないか把握したりすることもできます。

私が利用しているソフトでは、定期的に作業内容を記録してサーバーに保存されます。

普段外に出ない社員であれば、日報を書かずとも自動集計で情報が見られるので業務を効率化できます。

健康経営

働き方改革とセットで話題になるのが健康経営です。

要約すると、従業員が健康に働くことが生産性の向上につながるという取り組みです。

 

近年、将来的な労働人口の減少を見越した人的生産性の向上が企業の重要な課題となっていることから、企業の従業員への健康配慮の必要性が高まりをみせている。 具体的には、メンタル面、フィジカル面の双方の状態を改善する取組を全社的に行い、従業員の健康増進を図ることで企業の生産性の向上につなげることを主な目的としている。 従業員の健康増進の方法には、食生活や運動、飲酒、喫煙、メンタルなど従業員自身に対してアプローチしたり、労働時間や業務空間など企業の仕組みに対してアプローチする方法がある。

健康器具の導入

私の周りでは、希望者にバランスボールを配布する動きがあります。

仕事中に利用する椅子をバランスボールに置き換えて、健康維持に努めるという考え方のようです。

なかなかシュールですね。

 

食の福利厚生サービス

社員食堂がない会社でも、栄養価の高いご飯を配送できるサービスを利用することができます。

定食を届けてくれるタイプや、法人向けに体に優しい冷凍食品をまとめて発送してくれる業者もあります。

 

ご来社されるお客様を『おもてなし』しませんか?

ご来社いただいたお客様を温かくお出迎えする、音声認識・音声合成・顔認証対応の受付電話ロボット。
カメラとセンサーで来訪者を検知して、受付業務を開始します。
既に顔認証登録されている来訪者には、よりスムーズな取次が可能です。
本機器が内線で直接担当者に取り次ぎます。

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