Welpad powered by ACALLでは使い慣れたクラウドサービスで、受付業務を負担なく行うことができます。

無人受付システムを導入したいけど、そのために既存のカレンダーアプリケーションから他のサービスに乗り換えるのは嫌!

Office365で社内のアポイントやスケジュールを管理しているけど、受付システムのカレンダーにわざわざ来訪者情報を登録し直すのは面倒!2度手間でしかない!

例えばMcrosoft Office365のOutlookカレンダーやGoogleカレンダーなどを既に使っているのであれば、

ご利用中のカレンダーをそのままこの受付システムのカレンダーに連携させることができます。

Welpad powered by ACALLとは

お手持ちのiPad上で動作する無人受付システムのアプリです。
アポイントをあらかじめ登録しておけば、お客様の来訪時に受付担当者を通さずエントランスから直接担当者の内線などに取り次ぐことができます。

 

受付システムがOffice365以外に対応しているカレンダー

Microsoft Office365はもちろんのこと、他の外部カレンダーとも連携が可能です。

具体的には、Googleカレンダーとサイボウズガルーンにも対応しています。

 

受付システムはOffice365とどんな風に連携するのか

 

せっかく受付業務を無人化すうる受付システムを入れたのに、それによって仕事が増えていたのでは全然スマートではないです。

Welpad powered by ACALLの管理画面から登録したスケジュールは、リアルタイムでGoogleカレンダー・Office365カレンダー・サイボウズガルーンカレンダーなどに同期することが可能です。逆に、外部カレンダーのスケジュールを管理画面側のカレンダーに同期することも可能です。

これにより、

両方のカレンダーにアポイントを登録する二度手間が発生しません!

 

受付システムとOffice365の連携方法

Welpad powered by ACALLはOutlookカレンダーと連携することにより、リアルタイムにスケジュールを同期することが可能となり、二度手間を軽減、また入力漏れを未然に防ぐことで業務負担を軽減します。また、Outlookカレンダー上の会議室・備品情報を事前にインポートすることで、アポイント情報を作成する際に指定した会議室・備品を同時に予約することが可能となります。以下にOutlookカレンダー連携の設定手順をご紹介します。(管理者アカウントでOutlook連携をすることで、連携アカウントの追加は管理者側で行うことができるようになりました。)

  1. 「設定」→「外部サービス連携」を選択する
  2. Outlookカレンダーと接続する
  3. 連携するアカウントを追加する
  4. 会議室・備品をインポートする
  5. インポート内容を確認する

「設定」→「外部サービス連携」を選択する

 

WEB管理画面にログイン後、黒帯のメインタイトルにある「設定」をクリックし、灰色のサブタイトルの「外部サービス連携」をクリックします。

Outlookカレンダーと接続する

 

外部サービス連携の画面下にカレンダー連携の項目が表示されますので、「接続する」をクリックします。

microsoftアカウントのログイン画面が表示されますので、microsoft管理者アカウントでログインして下さい。

 

最後に画面右下に表示された「承諾」ボタンをクリックします。

 

接続が完了すると「接続解除」に表示が変わります。

連携するアカウントを追加する

管理者アカウントでOutlookカレンダー連携を行うと、管理者はOutlookカレンダー連携するmicrosoftアカウントを追加することができます。黒帯のメインタイトルにある「ホスト」をクリックし、追加したいアカウント名の右端にある編集アイコン(鉛筆のマーク)をクリックします。

「Office365アカウント」欄に、カレンダー連携に追加したいアカウントを入力し「保存」をクリックします。
(※ホストのCSVインポートにより一括登録することも可能です。)

会議室・備品をインポートする

 

次に黒帯のメインタイトルにある「設定」を選択し、灰色のサブタイトルの「会議室と備品」を選択し、「Outlookから会議室情報をインポート」をクリックします。

Outlookカレンダーに登録されている会議室・備品が表示されます。インポートする会議室・備品にチェックを入れいずれかを選択した上で、「インポートする」をクリックします。

インポート内容を確認する

最後に、インポート内容が正しいかご確認下さい。

注記:Outlookカレンダーからインポートした会議室・備品が該当日時で既に予約済みの場合、「(☓予約あり)」という表示に変わり、選択頂けないようになります。
お客様をお待たせしないスマートな受付を

受付システム業務を無人化するiPadアプリ。

タッチパネル操作で、お客様をアポイントのある社員に直接取り次ぎます。

PBX・ビジネスフォン交換機・様々やスマートフォンアプリなどと連携し様々な手段で来訪通知ができます。

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