これまで有人の受付を行っていたオフィスに受付システムを導入すれば、業務を効率化して生産性を向上させることが期待できます。

来訪者様への対応、取次も素早くなりスマートな受付業務を無人で行える受付システムを紹介します。

受付システムにより受付業務を無人に

近年、私たちの生活においてもAIスピーカーやロボットなどが導入されることは珍しくなくなりました。

オフィスにおいても、エントランスに内線電話が置かれているだけではなく、タブレットを導入したり、ロボットを置く会社が増えました。

 

業務コストを削減するために、これから置きたいと思う企業様も多いと思います。

この記事では、受付システム導入にメリットやサービス内容について解説します。

受付システムを2つ紹介

Welpad powered by ACALL

  • iPad上で動作する受付システムアプリ
  • slack,チャットワーク,メールなど様々な方法で通知可能
  • スマホだけでなく内線による通知・通話も可能
  • Office365カレンダーやGoogleカレンダーなど様々なカレンダーとも連携

 

Welpad powered by ACALLはiPadを使って来訪者受付システムです。

通知が必要な従業員数によってプランが異なりますが、月額990円(2018年現在)で利用できるスタータープランでも十分な力を発揮手してくれます。

「いつだれが来たか」が気になる場合も、アプリで入退館記録が取れるのでいろいろな運用ができます。

また、スマートフォンへの通知だけでなく、PBXと連携して内線で取次ができたり、サイボウズガルーンやGoogleカレンダー、Office365のOutlookカレンダーとも連携できるので拡張性が高いです。

幅広いスケジュールを外部サービスと同期できるので、登録の二度手間がありません。

 

非常にスタイリッシュでかっこいいエントランスを作ることができます。

 

受付システムWelpad powered by ACALLでの受付

受付システムを使って実際に社員を呼び出してみます。

今回は内線で呼び出す場合の例です。

受付システムの前に立つ

受付システム外観

受付システムの画面をタップ

受付システムより社員の選択方法をタップ

受付方法選択

受付システムで取次先の社員を選択

受付システムで担当者に発信

電話する

 

受付システムの電話機で通話
発信中

 

Welbo

受付ロボット

  • 受付ロボットが来客対応
  • 通話も本器が行う
  • 顔認証による受付が可能

Welboはカメラでお客様のお顔を認識し、受付対応を可能にします。

クラウドのスケジュールに来訪者の情報を事前に登録しておけば、スムーズな受付が可能になります。

自立型の大きなロボットではなく、卓上タイプのロボットです。

受付機能のみに特化しているので、安い金額での導入が可能です。

1度訪問したことのあるお客様の顔は記録されるので、次回以降は社員にスムーズに取り次ぐことが可能です。

 

オプションの画像転送機能を使えば、誰かが来た際にウェルボに現在写っている人の写真を、お手元のPCにポップアップ表示することができます。

 

見た目がかわいいのでお客様の印象にも残りやすいです。

設置のイメージとしては、エントランスに置いてある現在の内線電話のアナログ線をWelboに接続することが多いです。

 

受付システムWelboでの受付

受付システムWelboを使った場合の受付の流れです。

受付システムの前に立つ

人が来ると自動で検知します。

受付システムより社員の選択方法をタップ

今回は「社員」を選択しました。

受付システムで取次先の社員を選択

タッチパネルだけでなく、音声でも入力可能です。

 

受付システムで担当社員を選択

受付システムで担当者に発信

受付システム本体で直接通話

 

受付システムで顔登録

顔を登録しておけば、次回以降は同じ社員に即座に取り次がれるようになります。

 

 

受付システムの料金比較

2つの受付システムの料金を比較すると下記のようになります。

※2018年11月現在の情報です。

Welpad powered by ACALL(スタータープラン) Welbo
(1年契約)
本体価格 37,800
(iPad本体の参考価格・お持ちであれば不要)内線連携機能が必要な場合は、連携用電話機の購入も別途必要
97,000
サービス利用料(月額換算) 990 3,500
顔認証受付 -
顔画像転送機能 - 25,000(1回払い切りの追加オプションで可能)
音声操作 -
タッチパネル操作
内線連携
外部サービスやスマートフォンへの通知 メール
ChatWork
Slack
Skype for Business
Workplace by Facebook
Google Hangout Chat
LINE WORKS
FaceTime
-
外部カレンダーとの連携 スタータープランはなし
(ライトプランから対応)
-

 

受付システムを導入するメリット

電話対応業務の省略

たとえば、どの社員に用があっても一度事務員が受付の電話にでてから担当者に取り次ぐケースは多くみられます。

今回紹介した受付システムを導入すれば、そのやりとりをスキップして直接担当の社員を呼び出すことが可能になります。

内線対応で業務を妨げない為、事務員の方は他の仕事に集中することができます。

 

印象に残るオフィスづくり

増えてきたとはいえ、多くの企業はエントランスにポツンと内線電話が置いてあるだけです。

ロボットやiPadを導入した受付システムを置くことによって、最新鋭のオフィスの雰囲気を作り出すことができます。

来訪していただいたお客様の印象にも残りやすく、イメージアップにもつながります。

 

受付のコストを削減

受付業務を自動化することにより、人件費を削減することができます。

例えば1日30分、受付業務で手が止まる社員がいるとすれば、1か月間の稼働日数では約10時間受付業務により手が止まっていることになります。

自動化できる仕事は機械に任せていくのが今後の主流になっていくでしょう。

 

受付システムは来訪者にもメリットがある

お客様からしても、スムーズに待たされることなく受付ができることはとてもうれしいことです。

大きな会社の場合、多くの内線番号表から担当の社員を探していただかないといけないケースも存在します。

顔認証やタッチパネルで即座に担当者とやり取りができるのはとても気持ちがいいことです。

ご来社されるお客様を『おもてなし』しませんか?

ご来社いただいたお客様を温かくお出迎えする、音声認識・音声合成・顔認証対応の受付電話ロボット。
カメラとセンサーで来訪者を検知して、受付業務を開始します。
既に顔認証登録されている来訪者には、よりスムーズな取次が可能です。
本機器が内線で直接担当者に取り次ぎます。

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