いまやビジネスフォンはほとんどの会社で当たり前のように使われています。

社員全員の席にビジネスフォンが1台ずつ置かれていることも珍しくありません。

しかし、本当に全員にビジネスフォンは必要なのでしょうか。

今回は、ビジネスフォンの代わりに使える通信手段などを解説します。

ビジネスフォンで外線を取る人は限られている

実際に、会社外の人とやり取りをする必要のある社員にはビジネスフォンが必要ですが、そうでない人も多いです。

例えば某ゲーム会社では、ほどんどの社員の席に電話機がありません。

社外の人とやり取りをする必要のないサウンド制作班などは、ビジネスフォンの代わりにチャットツールのslackを使って連絡を取り合っていると言います。

ビジネスフォンは1台数万円本体代金がかかることも多いので、コストを圧倒的に抑えることができます。

そもそも電話に出る必要がないのに自席で電話が鳴り続ける意味はないのではないか、という意見もありました。

ビジネスフォンの代わりに家庭用電話を置くのはあり?

規模が小さければ可能です!

  • 会社が持っている電話番号が3番号以内
  • あまり同時に何本も電話がかかってくることはない

上記の条件を満たす場合は、ISDN回線を契約し、TA(ターミナルアダプター)を使えば家庭用電話機が利用できます。

TAとは

ターミナルアダプター

ISDNというデジタル回線を、家庭用電話機が利用するアナログ回線に変換することができる器械です。

ISDN回線で電話機を使う最大のメリットは、

  • 安い費用で複数の番号を契約できる
  • 同時に2通話まで使える
  • という点です。
  • 具体的には、個人経営のお店などが電話とファックスの番号を別々に契約するケースなどが多いです。
  • 取引先から大量のファックスが送られて来た場合など、番号がひとつしかないと長い時間ほかの電話を受けられなくなってしまいます。
  • ですが、TAの機能で番号ごとに電話機とファックスをなりわけさせればこの問題を解決できます!

 

大きな会社でも使える?

人数が多いと難しいです。

というのも、多くのビジネスフォンには「外線ボタン」というボタンがいくつもついています。

部署別などに電話番号を持っている会社であれば、「技術部に電話が入れば外線の3番が鳴動する」など条件を決めることができます。

TAは同時2通話が上限なので、いろんな部署の人が同時に電話を使うことは厳しいです。

ビジネスフォン子機の代わりにスマホで発着信する

スマートチェンジャー

例えばスマートチェンジャーと呼ばれる機械があります。

席にビジネスフォンを置かずとも、スマートフォンで会社の電話番号を使って発着信ができる機械があります。

データ通信の回線を利用して音声通話ができる仕組みなっています。

社内で受けた電話をスマホに転送したり、社内に戻すこともできます。

この機械自体は販売終了品なので、同じような機械があれば探してみてもいいかもしれません。

ビジネスフォンの代わりにアプリを使うという選択肢

先程も記載した通り、そもそも社内の人間としかやり取りをしない部署の人にはビジネスフォンは不要という考え方もできます。

slack以外にも、ChatWorkなどのも似たような使い方ができます。

グループウェアのサイボウズガルーンやLINE Worksなども登場しています。

また、特定の席が決まって以内会社や社内を頻繁に移動する人もスマホで通知を受けられるのが便利です。

来客時に受付電話を使うのでビジネスフォンがはずせない

来訪者対応が必要でビジネスフォンが必要な人は代わりにできないのでは?
受付システムを導入すれば、ビジネスフォン以外のアプリやサービスで代用できます。

 

Welpad powered by ACALLと連携でアプリを代用

たとえば、受付システム「Welpad powered by ACALL」を導入すれば、先程挙げたようなアプリやサービスで来訪通知を行うことができます。

具体的には

  • LINEworks
  • FaceTime
  • SMS
  • Skype for Business
  • workplace
  • Hangouts Chat
  • FaceTime
  • SMS(オプション)

などに対応しています。

Slack文化の最近の企業などには特にオススメです。

最安のスタータープランは月額990円で利用できます。

15人までの社員に来訪時の通知ができます。

従業員数が何人でも、通知する先の社員が15名以下でよければ利用できます。

アプリだと見落としそうな人は

受付システム

とはいえ、アプリでスマホやパソコンに通知するだけでは見落としそうで怖い

という場合は内線連携機能を利用できます。

この場合は内線を使うので、ビジネスフォンが必要になります。

内線連携用電話機を使えば、席の内線と受付で直接通話をすることができます。

アプリをビジネスフォンの代わりにしても、このやり方にしても、受付担当者を挟まずに直接用のある社員を呼び出せるので受付業務はスムーズです。

こんな会社はビジネスフォンの代わりにアプリ通知がオススメ

  • 席が毎回バラバラ
  • 社内をよく移動する人がいる
  • 外線を使わない社員が多い
  • ビジネスフォンは高いので数を減らしたい
  • そもそもビジネスフォンがない

新規移転でそもそもビジネスフォン自体を導入しない運用を考えている会社など、受付のイメージを刷新していませんか?

お客様をお待たせしないスマートな受付を

受付システム業務を無人化するiPadアプリ。

タッチパネル操作で、お客様をアポイントのある社員に直接取り次ぎます。

PBX・ビジネスフォン交換機・様々やスマートフォンアプリなどと連携し様々な手段で来訪通知ができます。

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