来客対応受付システムWelboよくある質問

受付システムWelboのよくある質問集です。

ここに記載のないご不明点などありましたら、お気軽にお問い合わせください。

受付ロボットWelbo導入のメリットは?
この受付ロボットを置いていただければ、今まで電話機だけが置かれている受付では味わえなかった、印象をお客様にもっていただけます。
受付が無人になっても安心してお客様をお出迎えできます。それにより人的資源の有効活用でコスト削減も可能になります。
再度、ご訪問されてくる来訪者の方で、お顔を記憶されている場合、よりスムーズなご対応をお約束します。
画面操作で直接訪問先を選択できるため、受付に電話帳を置くなど企業機密をオープンにする必要が無くセキュリティの向上につながります。
どんなところで使われているの?
受付に設置するものなので、業種は問いません。
従来、無人の受付カウンターに電話端末で受付を対応されている受付で、最もお役に立てるはずです。
他に使い方は無いの?
本装置は、受付専用のロボットです。
設置に必要な設備や条件は?
・屋内の受付カウンター(高さ70cm~100cm)などに設置してください。
・ Welboは、狭い箱などの中には設置しないようにしてください。また、壁際に設置する場合は、壁から10cm以上離して設置してください。
・使用環境温度は、5℃~35℃で使用してください。湿度は、20%~80%でご使用ください。
・設置には、AC100V電源と外部インターネット接続のLAN接続用設備が必要です。(Wi-Fi可)
・内線電話用のアナログ回線(モジュラージャック付)もしくはSIP回線をご用意ください。
・本機は、窓際など直接日光が当たるような場所は画面が見にくくなるので適しません。
・騒がしい場所では、音声認識ができない場合がありますので、その際はタッチパネルのご利用をお願いしています。
・Welboは、人と対面して顔認識をするため暗がりや、人の背後が非常に明るい場所では、認識できないことがあります。
どんな種類の内線電話に接続できるの?
Welboは、電話交換機(PBXまたはIP-PBX)に接続された電話機器に接続することが可能です。また、LANを経由したPCや、無線LANを通じてスマートフォンなどにソフトフォンのアプリをインストールすることによって、内線電話としてもご利用いただけます。
内線電話情報は何処に記録されているの?変更はどうするの?
内線の情報は、クラウド上のDBに記録します。インターネット接続によるクラウドから、内線電話帳用のExselフォーマットをダウンロードし、入力・更新した後に、アップロードすることで、登録することができます。またクラウドのWeb画面から、内線電話の番号を登録・修正するとこができます。
人事異動などで内線の情報を変更する日時を予定されている場合は、事前に更新日時を指定して情報を更新することもできます。
電源のON、OFFは自動でできる?
現在、電源の自動起動、自動終了機能は装備しておりません。
電源を入れっぱなしで、問題ない?
 24時間365日でも問題ありません。
【ご参考】
長時間、受付機能としてご利用していないときは、電源をお切りください。また、電源を投入のままの状況でも、受付業務が継続できるような仕掛けをシステムに組み込んでおりますので、ご心配はありません。
1.バージョンアップなどがある場合:深夜3時~4時の間で、受付業務が実施されていない時に実行されます。
2.クラウド上の更新情報の同期機能(受付機能の中で実施しています)
停電した場合はどうなる?
電源が復旧したら、手動で、電源を入れてください。
メッセージは表示できる?
訪者予約の伝言機能で、来訪者の方へのメッセージを音声及びパネルを通じてお伝えすることができます。
自社で使用している予定表や電話帳と連携できる?
 申し訳ございません、現在は本システム専用の来訪予定表及び内線番号表に登録して頂いております。
【ご参考】
お客様が来訪した際、お客様のお名前を間違ってお呼びしないように、姓・名にひらがなを入力して頂いております。また、訪問先などへのご連絡に、連絡する内線電話だけでなく、代替番号のほか、部署代表受付及び会社代表にも工夫して、ご連絡するように作られておりますので、汎用的な予定表には対応できておりません。
来訪予定を入力するときに、会議室予約や来訪者管理などはできる?
申し訳ございません、現在、来訪予定の機能に付属する会議室予約及び来訪者管理機能はサポートしておりません。
来訪者の履歴は見ることができます。
来訪者リストについて
前回の来訪日時欄に、”-”だけ記されているリストがあるが、どういう意味か? また放置しておいて、特に問題はないのか。
来訪予定で登録された来訪者様に対して、本装置を使用しないまま入場されたか、来訪されなかった場合、"前回の来訪日時”が、”-”になったままになります。
そのままにしておいても、問題はありませんが、必要がなければ削除してください。
来訪者リストについて
来訪者姓、来訪者名に”ひらがな”だけ記載があって、会社名や漢字姓・名が記載のないものはどのように対処しておけばよいか。
特に、何もしなくて問題ありません。
ご予約なしで、来訪された来訪者の方は、ひらがなだけで、登録されています。
また、次回の来訪される方であれば、会社名や、漢字の姓・名を入力されておかれると、次回来訪予約や、来訪時のWelbo画面に漢字でお名前が表示されます。
Welboは、セキュリティ機能として使える?
受付端末として、来訪者の履歴、顔認識を実施しておりますが、受付機能の一環としての範囲内ですので、防犯機能などは備えておりません。
Welboを受付ロボットとして動作させるために、何を準備すればいい?
Welbo本体を物理的に接続後、Welbo本体のシステム設定が必要になります。
そして、受付ロボットとしての機能を実現するために、お客様の内線番号帳の登録が必要になります。
Welboに録音・録画機能はある?
申し訳ございません。現在、その機能はサポートしておりません。